- 跨平台同步: 所有雲端, iOS, Android, Windows 的筆記都能隨時同步, 大大增加了應用的廣度及便利性
- 筆記型式多元: 文字, 影像, 圖片, 語音, 甚至還可以匯入PDF, Word, Excel 檔, 可以說無所不包了
- 完整的筆記本分類, 標籤功能, 還有座標點標記功能
- 便利輸入工具: Evernote 不但跨平台, 還可以透過方便的網頁截取工具, e-mail, twitter 等方式輸入筆記
Evernote 應用的層面可以很廣, 而這些應用的方式大體上可以分為三大類, 即紀錄, 資料庫, 規劃三類
紀錄
以紀錄功能而言, 主要是日常工作中及生活上值得回憶, 亦或是往後值得參考的事項, 而將其作成流水式的紀錄, 我應用的情境有以下幾種
- 見面紀錄 (使用Hello 程式): Hello 是一個與 Evernote 整合的手機端應用程式, 可以很方便地在初次見面時紀錄下對方的資料, 見面地點, 照片及簡短筆記, 而往後的見面也會歸入在同一連絡人之下. 通常我會輸作對方的電話及e-mail, 大頭照視情形(第一次見面要求幫對方照相在東方社會可能比較不被接受), 但一定會把名片以圖片的形式存入. 這樣的好處在於這些沒見幾次的人, 並不會納入我連絡人的資料庫, 所以會將其納入 Hello 資料庫中, 也就不會有名片要丟又怕下次會見面, 不丟又有一堆名片不知如何整理的情形
- Facebook: Facebook 的 po 文, 要搜尋或是要匯出都相當不方便, , 所以我用 ifttt 這個工具, 將自己所有的 FB 動態, 同步備份到 Evernote
- 生活紀錄: 要分享給好友的紀錄, 當然會以 Facebook 分享而同時同步到 Evernote, 而平常的瑣事, 如看了場電影, 旅遊, 趣事等, 我也會同時紀錄到 Evernote, 往後也是一個很好的回憶
- 工作日誌: 在工作場合重要的電話紀錄, 會議紀錄等, 也會紀錄下來, 方便搜尋及參考. 而Hello 的見面紀錄也可以用超連結的方式連結到會議紀錄筆記中
資料庫
資料庫應該是 Evernote 最重要的功能了, 在資料庫中, 可以搜集從網路上, 日常生活中, 報章雜誌上重要的資訊供做往後運用, 情境有以下幾種
- 旅遊資訊: 如果看到旅遊美食的文章, 我都會存下供往後參考, 而如果加上一個 GPS 座標的話, 透過 Evernote 地圖檢視的功能, 在規劃行程時, 就可以找出所在地附近, 或是目的地附近的景點, 由於這些都是以往自己搜集篩選的, 就不會臨時找不到地方去了
- 佳言及想法: 臨時看到的佳言或小故事, 我也會把他搜集下來
- 興趣文章: 自己有興趣的文章, 以我而言, 就是管理, 跑步, 裝潢 (我3-5年內規劃要換房子) 等等的相關文章收集
以資料庫而言, 除了分類的技巧外, 很重要的是如何避免資料庫過大, 以及收集了自己又不會再去看的情形, 關於這點, 在建立筆記前我會用以下的方式思考
- 這項資訊是否 Google 得到: 基本上, 網路就是一個大型資料庫, 看到了一個值得參考的文章, 在放到資料庫之前, 可以先想看看這個主題是否可以 Google 得到答案, 如果可以, 不妨就放過他吧. 因為往後如果要再找這個主題的文章, 可能也已經忘了自己 Evernote 有這篇文章, 還是會從網路 Google 找答案
- 這篇文章是否值得一再閱讀: 資料庫建立後, 其價值應該是一再地 review, 而將其內容吸收整理成自己所要的資訊. 如果只是文章的大雜燴, 不但沒有應用的價值, 整理上也浪費時間, 更糟的是看著雜亂的資料庫, 自己都覺得這個資料庫工具不好用而放棄使用了.
規劃
規劃的工作, 可在讓自己在處理日常被動接受的瑣事之外, 能夠讓自己的資源及時間, 用在往自己目標的方向上. 以我而言, 我有一個 "Plan" 記事本, 裡面有 "一年內目標", "三年內目標", "五年及以後目標" 及其他專案的筆記, 這些筆記除收集重要資訊連結外 (是連結, 也就是資訊放到資料庫中, 在管制計畫中建立連結即可), 也應該在有時間的時候隨時主動搜尋相關資訊. 舉個例子來說, 三年內計畫是要帶家人到日本迪士尼遊玩, 因此我會隨機把東京旅遊的相關文章收集之外, 也應找時間尋找相關的網誌文章, 規劃看哪個季節, 什麼路線, 該注意的事項, 旅費等事宜.
那臨時記事及 To-do 呢?
我相信很多人也會用 Evernote 管理待辦事及臨時性的記事, 不過因為速度的關係, 我偏好用 Google Keep 來處理臨時的記事, Google Tasks + Tasks 手機端應用程式來作為 to-do list 的管理, 在 Evernote 只留 Inbox 記事本來暫存待讀, 或待處理 (歸檔) 的筆記.
以上為目前使用 Evernote 的方式, 當然一項工具的應用可能隨著時間及需求有所變化. 我的資料庫架構就變了好幾次, 而我認為不用怕改變, 也不應該有想要用一種萬能的架構及組織法因應之後的所有需求的想法, 而應該讓工具隨時架構成自己所需的模式, 才能真正發揮其功能.
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