隨著資訊科技的演進, 人脈網的建立也有多種不同的工具, 從Twitter, MSN, Plurk, LinkIn, Facebook, PDA, 到Outlook. 各有各的優缺點. 名片管理聽起來有些oldschool. 不過, 雖然是oldschool, 其重要性還是無法完全為其他工具所取代, 例如在一般的商業場合, 一般人都會交換名片, 但不一定會交換facebook帳號; 因此, 名片管理還是有其重要性.
名片管理的重要原則, 在於建立其分類及關鍵字, 以期在管理及搜尋上更有效率, 基本的分類可以是重要性, 關係 (朋友, 同事, 同學, 供應商, 客戶...等), 認識場合(國中, 高中, 公司名...等), 另外, 則是關鍵字的建立, 如興趣, 會面的場合, 產業類別...等, 建立得越詳細, 往後的搜尋就更方便.
目前我是使用outlook及WM的智慧型手機來管理, 由於outlook自訂類別無法在PDA與電腦間同步, 所以既訂類別將其定義為重要性A, B, C到D, 其他分類以關鍵字型式key在附註中, 方便以後搜索 (如: "國中, 同學", 或"餐廳, 烤肉, 韓式"), 類別名稱也不會太多. 而關鍵字的建立就簡單地放在附註中, 無需增加欄位, 方便, 往後搜尋也很快.
講了這麼多, 總算到了重點. 名片要有效管理, 將其數位化是很重要的一步. 除了搜尋便利外, 攜帶性也大大地提昇. 此外, 數位化的過程中也可以將名片的掃描檔一併建在資料庫留做參考. 如果方便的話, 也可以用照相的方式留下大頭照(不過第一次見面就要求照相是有點怪). 資料就更完整了.
而要將名片數位化, 一張張輸入的速度當然不符合效益. 好的辨識系統就可以幫上大忙了.
原本是使用WM系統的名片王, 不過說實在的, 辨識度是還好, 但要進一步編輯的話在PDA上執行實在速度太慢, 畢竟不是適合文字輸入的介面, 而且, 名片掃描檔也無法直接儲存下來.
沒辦法, 名片越來越多的情形下, 又老是有找不到想找的名片的情形發生, 只好花錢再購置一個有效率的名片辨識系統, 原本就使用蒙恬的mobile版, 對其辨識的水準還算滿意, 所以就直接購入了.
蒙恬的名片王系列中適合個人使用的有極致版, 商務版及炫彩版. 選擇極致版倒不是因為什麼是跟橙果設計合作的設計. 只是因為商務版僅有單色, 炫彩版的A6尺寸 (約4''x6'', 一般名片為A8尺寸)又用不到, 所以就直接購入極致版.
- 時尚優雅的造型: 導入全新郵箱的設計概念，搭配直覺式光源指示，快速導入及掃描輸入彩色名片資料。
- A8彩色名片掃描機: 透過名片辨識系統，將名片快速地掃描，並轉換為連絡人資訊，還能自動分析名片欄位屬性及欄位分離。
- 採用萬國碼(Unicode)標準 : 全新採用萬國碼(Unicode)為設計標準，能同時顯示各種不同語言的名片資料。
- 20種語系名片辨識及顯示 : 精確辨識繁/簡中、英、日、韓、法、德、義大利、西班牙(適用於墨西哥及西班牙)、葡萄牙(適用於巴西及葡萄牙)、荷蘭、土耳其、波蘭、匈牙利、瑞典、挪威、俄羅斯、丹麥、芬蘭與希臘等20種語文，並可處理正反面不同語言的彩色名片。
- 名片管理 : 提供完整管理功能，可編輯名片資料、進行多重分類、巢狀分類，並可在編輯頁面加入個人資訊及照片。
- 支援其它影像輸入來源 : 可辨識與管理數位相機或高階照相手機等影像輸入來源所拍攝的名片圖檔，並可透過平台式掃描器，同時掃描及辨識多張名片。
- 名片及標籤列印 : 提供多樣化的列印樣版，亦可自行編輯名片列印樣板，讓名片資料輕鬆印製成各式標籤、信封、信紙或通訊錄等。
- 名片搜尋 : 全文檢索及中文語音查詢功能，幫助使用者快速找到名片資料。
- 地圖查詢定位 : 結合台灣、中國、美國、加拿大、日本、英國、法國、德國、義大利、西班牙、荷蘭及瑞士等22國電子地圖，可直接查詢名片地址所在，業務拜訪更效率。
優點:
- 名片掃描速度快, 辨識還滿精準的 (這是基本的)
- 名片掃描圖檔也會一併存放在資料庫, 方便之後參考
- 可與outlook同步, 名片圖檔同步後會以附件檔案方式儲存在outlook檔案
- 支援正反兩面名片掃描, 雖然資訊往往只是中英文的差別, 但掃描圖檔還以會兩面都留, 以備參考使用
- 與Outlook同步是無法將同名的連絡人合併, 所以原outlook就有同一名稱的連絡人的話, 同步後會有重複的同名連絡人, 無法自動將資料合併
- 軟體的版權只供一台電腦使用...會用到名片王來整理名片的人, 都只會用一台電腦嗎??公司及家裡都能使用, 還能同步才理想嘛!!!
- 可以將資料庫匯入到隨身碟隨身攜帶, 基本的程式也會同時載入到隨身碟, 所以可以直接打開資料庫, 但是只能看到列表, 無法進入編輯畫面, 因此無法編輯也無法看到連絡人細節
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